随州职业技术学院学生档案管理规定（试行）
第一章 总 则
第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，
维护档案的真实性、严肃性，完善我院学生档案管理服务体系，有效地建立、保
护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，依据《中华人民共和国档案
法》、《随州职业技术学院学生学籍管理规定》的相关条款及招生、就业的有关
要求，结合我院实际，制定本规定。
第二条本规定所称学生档案是指：按国家计划招收的高职学生档案。
第三条学生档案管理体系：学生档案管理工作实行“教务处统一指导、班主任收
集整理、系部直接参与管理”的原则。
班主任是学生档案材料收集、整理和完善工作的第一责任人；系教务科、学籍管
理员根据教务处的统一要求，安排部署本系学生档案材料的收集、整理和完善工
作；教务处对学生档案的收集、整理和完善提出具体、规范的要求。按照本《规
定》做好学生档案的统一管理工作，做到安全、保密、系统、完备。
第二章 档案材料
第四条学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益
。为了适应国家人事工作的需要，学生档案除招生录取时已有的原始档案材料外
，应不断充实和完善学生在校期间的各种档案材料。
1、入学时档案材料：新生入学时档案材料来源于原毕业学校，由学生原所在地教
育、人事等部门通过邮寄方式寄往学校，也可由新生入学报到时带来，班主任应
及时收齐、整理。整理时，应首先检查档案密封是否完好、材料是否齐全、如有
可疑，即与档案来源地联系，查明原因。随后将原新生档案及《入学通知书》一
并装入我院统一印制的档案袋，并按学号先后顺序进行排列。
2、入学后档案材料：
（1） 《普通高校学生学籍登记表》：一式两份，由教务处统一印制下发，班主
任组织学生填写，其中一份装入学生档案，另一份以班为单位装订成册交学籍科
存档。
（2） 《普通高校学生成绩记载表》：一式两份，由教务处根据“教务管理系统
”所记载的学生成绩统一打印，一份以班为单位下发，班主任组织装入学生档案
，另一份留教务处存档。
（3） 《普通高校学生品行鉴定表》：一式两份，由学工处统一印制下发，班主
任填写，其中一份装入学生档案，另一份以班为单位装订成册交学籍科存档。
（4） 《毕业实习手册》：由教务处统一印制、学生所在实习单位根据学生实习
情况如实填写，统一收集后装入学生档案。
（5） 《普通高校毕业生登记表》：一式两份，由教务处统一印制，学生本人填
写，其中一份装入学生档案，另一份以班为单位装订成册交由学籍科存档。
（6） 《入团志愿书》：学生到校后新加入团组织的，由学院团委如实提供，装
入学生档案。
（7） 《入党志愿书》：由学院组织人事处如实提供，装入学生档案。
（8） 《奖惩材料》：由学工处或形成奖惩材料的单位如实提供，装入学生档案。
（9） 《毕业生体检表》：由学生本人提供，装入学生档案。
（10） 《休、复、转学、转专业证明》：由学籍科根据学生学籍异动情况如实提
供，装入学生档案。
（11） 《毕业设计》：由学生本人或系教务科提供，装入学生档案。
（12） 《普通高校毕业生就业通知书》：由招生就业处提供并以班为单位分发各
系，装入学生档案。
（13） 其它需装入档案的材料。
以上表格需加盖单位公章的应按要求加盖相应单位公章,需装档的部分，全部由班
主任负责组织装入学生档案。
第五条学生在校期间的档案材料须统一使用B5规格的办公用纸，打印或用碳素墨
水、黑色签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色笔和纯蓝色墨水以及复写纸
书写，除荣誉证等证书外，档案材料一般应使用原件。应爱护档案，不准在档案
材料上划圈、涂抹、批注、删改。
第六条档案袋封面的填写。新生入学后，应使用学院统一印制的档案袋。应保持
档案封面的整洁、干净并以正楷字填写，有条件的单位可以使用打印机打印。档
案编号即为学生学号。已装入档案的材料应在封面相应的位置打“√”标记。
第三章 归档时间
第七条录取报到的新生档案及《普通高校学生学籍登记表》应在学生报到工作全
面结束后一个月以内完成。
第八条学生取得各类奖惩的原始材料及《休、复、转学、转专业证明》，应在形
成文件下发后的一周内归档。
第九条《普通高校学生成绩记载表》、《普通高校学生品行鉴定表》、《普通高
校毕业生登记表》《毕业实习手册》在学生毕业当年的四月底前由各系负责全部
归档。
第十条《普通高校毕业生就业通知书》应在省就业指导中心下发后的一周内由招
生就业处按班级分发给各系，各系及时装入学生档案。 六月底前完成所有毕业生
的档案整理、完善、封档、盖章工作。此前未完成上述表格的单位或个人须等到
当年十月份再行办理。
第十一条档案材料的收集整理，应各负其责，并执行相应的责任追究制度。
第四章 保管与查询
第十二条学生档案实行专人规范管理。归档的各类材料要登记、编号、造册、分
装、归类。要严格保密、防火、防盗、防尘、防虫、防潮。要做到科学规范，方
便查找。
第十三条新生档案整理完毕后，由系学籍管理员送教务处学籍科统一存放；学生
毕业前，班主任到学籍科统一领回本班学生档案，并装入全部材料。
第十四条因工作需要查阅学生档案时，本校人员须说明查询内容及目的，经档案
管理人员同意并进行登记后方可查阅。校外人员需要查阅档案时，应持有单位介
绍信，并进行登记。
第十五条学生档案一般不予外借。如遇特殊情况需要外借者，必须持单位介绍信
，否则不予办理。凡借阅的档案，要严格保管、遵守保密制度，不得私自复制、
拍照、涂改、勾划、转借、增加或撤换。否则，由此造成不良后果的，当事人应
当承担责任。
第五章 档案的投递与提取
第十六条毕业生就业有相对稳定单位的，学生档案由学院直接寄往用人单位人事
部门（邮寄所发生的费用由学生本人支付），也可由学生本人提取后带至用人单
位。
第十七条学生在毕业后二年内未落实就业单位者，其本人档案按本人意愿可转入
其生源所在地的人才交流中心托管，在此期间的托管费由毕业生本人承担，也可
由学院继续保管。毕业生毕业二年后仍在择业且未提取档案者，其档案将按有关
规定移交学院所在市人才交流中心托管，托管费由学生在提取档案时按规定支付
。
第十八条退学、开除学籍以及其他原因丧失学籍者，其本人档案装入相关批准文
件或注明情况后由学院永久留存。
第十九条毕业生档案由班主任负责发放，学籍科应以班级为单位打印《学生档案
发放名册》。班主任在发放学生档案时，须让学生在《学生档案发放名册》上签
字，属代领的应签署代领人姓名并登记可以证明代领人身份的有效证件号码。
第二十条本规定自下发之日起执行。
第二十一条本规定由教务处负责解释。